Hướng dẫn quản lý, sử dụng và cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Ngày 29/3, Sở Ngoại vụ đã ra văn bản số 223 /SNgV-LS về việc hướng dẫn quản lý, sử dụng và cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan đơn vị trực thuộc tỉnh. 

Theo đó, văn bản được thực hiện theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020, số 06/2023/TT-BNG ngày 26/12/2023 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực và các quy định có liên quan,

I. Về quản lý và sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Nguyên tắc quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

a) Hộ chiếu là giấy tờ thuộc quyền sở hữu của Nhà nước, do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho công dân Việt Nam sử dụng để xuất cảnh, nhập cảnh, chứng minh quốc tịch và nhân thân.

b) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được cấp cho các đối tượng theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có thời hạn từ 01 năm đến 05 năm kể từ ngày cấp; có thể được gia hạn 01 lần không quá 03 năm.

c) Người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong trường hợp đi nước ngoài theo quyết định cử hoặc văn bản đồng ý của cơ quan, người có thẩm quyền quy định tại Điều 11 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, trừ trường hợp đi học tập ở nước ngoài với thời hạn trên 06 tháng.

d) Việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đi công tác nước ngoài phù hợp với văn bản cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, không sử dụng vào việc riêng.

2. Cơ quan quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Cơ quan quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm:

a) Ban Tổ chức Tỉnh ủy: quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý.

b) Các cơ quan của Tỉnh ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh; cơ quan thuộc Hội đồng nhân dân tỉnh; các sở, ngành, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hộ chiếu công vụ của cán bộ, đảng viên thuộc cấp mình quản lý.

c) Các huyện, thành, thị ủy, đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy quản lý hộ chiếu công vụ của cán bộ, đảng viên thuộc khối đảng, đoàn thể cấp huyện và cấp xã.

d) Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị quản lý hộ chiếu công vụ của cán bộ, đảng viên thuộc khối chính quyền cấp huyện và cấp xã.

 3. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Cơ quan quản lý hộ chiếu giao cho một phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan chịu trách nhiệm quản lý hộ chiếu được cấp của cán bộ, công chức, viên chức. Phòng, ban, đơn vị trực tiếp quản lý hộ chiếu có trách nhiệm:

a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và bảo đảm an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu;

b) Bàn giao hộ chiếu cho người được cấp khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận;

c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan, người quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác;

d) Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan, người có thẩm quyền về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan, người quản lý hộ chiếu, sử dụng hộ chiếu không đúng quy định;

đ) Thông báo ngay bằng văn bản về Sở Ngoại vụ để thông báo cho Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng (văn bản thông báo việc mất hộ chiếu theo mẫu 05/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG);

e) Chuyển cho Sở Ngoại vụ để đề nghị Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao hủy giá trị sử dụng hộ chiếu của người không còn thuộc đối tượng được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm: người đã được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị chết hoặc bị mất tích; người được cấp hộ chiếu ngoại giao do thay đổi chức vụ, chức danh không còn thuộc đối tượng quy định tại Điều 8 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; người đã được cấp hộ chiếu công vụ do thay đổi vị trí việc làm không còn thuộc đối tượng quy định tại Điều 9 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

g) Báo cáo cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng mục đích.

4. Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

a) Thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hoạt động xuất cảnh, nhập cảnh, phải nộp lại hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho cơ quan, người quản lý hộ chiếu quy định, trừ trường hợp có lý do chính đáng do người đứng đầu cơ quan quyết định.

c) Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo cơ quan, người quản lý hộ chiếu nơi chuyển đi và chuyển đến để thực hiện việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

II. Hồ sơ cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Hồ sơ cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

a) Tờ khai theo mẫu 01/2023/LS-XNC (ban hành kèm theo Thông tư số 06/2023/TT-BNG) hoặc Tờ khai điện tử có mã vạch được kê khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ https://dichvucong.mofa.gov.vn.

Tờ khai phải được điền đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn tại Tờ khai, do người đề nghị ký và phải được cơ quan, tổ chức nơi người đó đang công tác, làm việc xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh.

Đối với người đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ mà có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn giá trị và không có sự thay đổi về cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự so với thời điểm cấp hộ chiếu trước đây cũng như không thay đổi cơ quan cấp hộ chiếu thì tờ khai không cần xác nhận của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự.

b) 02 ảnh chân dung.

c) 01 Quyết định cử cán bộ, công chức, viên chức phải có đầy đủ nội dung theo mẫu 02/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG. Văn bản này phải được người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký, đóng dấu của cơ quan và phù hợp với các quy định pháp luật về thể thức văn bản hành chính.

Trường hợp văn bản có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Đối với văn bản có hai trang trong một tờ thì trang đầu cần được đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai. Trường hợp sửa đổi, bổ sung thì phải được người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan vào chỗ sửa đổi, bổ sung đó. Trường hợp sửa đổi, bổ sung từ hai nội dung trở lên thì phải ban hành văn bản mới.

d) 01 bản chụp giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân khác và xuất trình bản chính để đối chiếu.

đ) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất (nếu có).

Trong trường hợp mất hộ chiếu, người đề nghị nộp kèm 01 bản chính văn bản thông báo việc mất hộ chiếu theo mẫu 05/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG.

e) Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức đối với trường hợp người đại diện nộp thay; người đại diện nộp thay phải xuất trình giấy tờ tùy thân.

2. Hồ sơ gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

a) Tờ khai theo mẫu 01/2023/LS-XNC (ban hành kèm theo Thông tư số 06/2023/TT-BNG) hoặc Tờ khai điện tử có mã vạch được kê khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ https://dichvucong.mofa.gov.vn. Tờ khai không cần xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi người đó công tác, làm việc.

b) 01 quyết định cử đi nước ngoài.

c) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng

III. Chế độ thông tin báo cáo

Các cơ quan quản lý hộ chiếu thông báo cho Sở Ngoại vụ các thông tin liên quan (số điện thoại, người phụ trách) của đơn vị được giao trực tiếp quản lý hộ chiếu, của cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ quản lý hộ chiếu; đột xuất hoặc định kỳ hằng năm báo cáo việc quản lý, sử dụng hộ chiếu và cập nhật các thông tin liên quan của người được cấp hộ chiếu của cơ quan thông qua Sở Ngoại vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao theo quy định.

Trên đây là một số hướng dẫn của Sở Ngoại vụ về công tác quản lý, sử dụng và cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan đơn vị trực thuộc tỉnh. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan quản lý hộ chiếu kịp thời thông tin về Sở Ngoại vụ (qua Phòng Lãnh sự và Người Việt Nam ở nước ngoài) để tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

GIÁM ĐỐC

Đã ký

Dư Văn Quảng