Một quốc gia không bắt buộc phải nhận bất cứ người đứng đầu nào của một Cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài ở nước mình. Để hoàn thành một cách hiệu quả công việc của mình, người này phải được nước tiếp nhận tin cậy. Do vị trí chính thức cũng như vai trò cá nhân của người đứng đầu Cơ quan đại diện, trước khi bổ nhiệm nước cử đi phải được đảm bảo rằng đó là người được nước tiếp nhận hoan nghênh. Vì vậy, Công ước Vienna 1961 quy định: nước cử đi phải nắm chắc rằng, người mình định bổ nhiệm làm người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao của nước mình tại nước tiếp nhận đã được nước đó chấp nhận.

Nếu thay đổi Đại sứ thì việc xin chấp thuận có thể tiến hành qua Đại diện ngoại giao của nước cử đi. Đại sứ sắp kết thúc nhiệm kỳ hoặc Đại biện lâm thời (nếu Đại sứ đã rời nhiệm sở) gặp Bộ Ngoại giao (thông thường là Cơ quan Lễ tân) để thông báo ý định của Chính phủ mình về việc cử Đại sứ mới và chuyển tiểu sử của người đó để xin chấp thuận. Nếu xin chấp thuận cho một Đại sứ đầu tiên đến một nước mới thiết lập quan hệ ngoại giao thì có thể tiến hành qua các Đại sứ quán ở một nước thứ ba. Xin chấp thuận bằng hình thức nào và qua kênh nào thì thường nhận được trả lời chấp thuận bằng hình thức tương tự và qua kênh đó.

Tiểu sử của Đại sứ xin chấp thuận không cần dài và chi tiết, khoảng từ ½ đến một trang đánh máy là đủ. Cần ghi rõ họ tên, năm sinh, trình độ học vấn, quá trình công tác, kiến thức ngoại ngữ. Có nước quan tâm đến hoàn cảnh gia định (độc thân hay có gia đình, mấy người con..). Về quá trình công tác nên tránh ghi những chức vụ hoặc đơn vị công tác đặc biệt, dễ bị hiểu nhầm là thuộc ngành tình báo, an ninh, thường làm cho nước tiếp nhận dè dặt trong việc chấp thuận.

Chưa nên xin chấp thuận ở các nước kiêm nhiệm trước khi chưa có trả lời chấp thuận của nước mà Đại sứ thường trú. Tiểu sử xin chấp thuận ở nước kiêm nhiệm cần ghi hiện nay là Đại sứ ở nước nào? (cả thường trú và kiêm nhiệm nếu đã trình Quốc thư hoặc chỉ mới được chấp thuận).

Khi quyết định phạm vi kiêm nhiệm của một Đại sứ thường trú, cần chú ý là một số nước không chấp nhận Đại sứ thường trú tai nước này hay nước kia, thuộc khu vực này khu vực kia kiêm nhiệm nước mình. Ví dụ, Pakistan thường không chấp nhận Đại sứ thường trú Ấn Độ kiêm nhiệm; Morocco thường không chấp nhận Đại sứ thường trú ở Algeria kiêm nhiệm. Đã có một thời gian, Argentina không nhận Đại sứ thường trú ở một nước châu Mỹ Latinh kiêm nhiệm nước này.

Vậy, khi xin chấp thuận về việc Bổ nhiệm Đại sứ, thời gian trả lời lời chấp thuận sẽ là bao nhiêu? Mời quý độc giả tiếp tục theo dõi tại mục Lễ tân ngoại giao. 

Cục Lễ tân Nhà nước